Automatizar los formularios de conocimiento de terceros no es solo agilizar un diligenciamiento. Es convertir la validación, la documentación y el monitoreo de clientes, proveedores, trabajadores y demás contrapartes en un proceso trazable bajo SARLAFT y SAGRILAFT. Conoc-e acompaña ese proceso con debida diligencia predictiva: no se limita a recopilar datos, ayuda a identificar señales de riesgo antes de que la vinculación ocurra.
¿Qué son los formularios de conocimiento de terceros y por qué son clave en SARLAFT y SAGRILAFT?Los formularios de conocimiento de terceros son el mecanismo mediante el cual una organización recopila, valida y documenta información de sus contrapartes antes de vincularlas. Su propósito no es meramente administrativo: permite identificar el nivel de riesgo asociado a esa relación en materia de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (LA/FT).
Aquí conviene hacer una precisión importante: un tercero no es solo un cliente o un proveedor. También puede ser una persona trabajadora, un beneficiario final o cualquier contraparte con la que la empresa establezca un vínculo económico o contractual. Si esa relación expone a la organización a un riesgo LA/FT, debe pasar por este proceso.
Tanto en el SARLAFT, aplicable a entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera, como en el SAGRILAFT, exigido por la Superintendencia de Sociedades a empresas de determinados sectores, este conocimiento no es opcional. Hace parte del sistema de gestión de riesgo que la organización debe implementar, sustentar y mantener actualizado.
Un formulario de conocimiento de terceros suele incluir, como mínimo:
- Datos de identificación de la contraparte, sea persona natural o jurídica.
- Información sobre el origen de fondos o la actividad económica.
- Vínculos con Personas Expuestas Políticamente (PEP).
- Consulta cruzada en listas restrictivas nacionales e internacionales.
- Nivel de riesgo asignado y periodicidad de actualización.
Cuando este proceso se maneja de forma manual, en hojas de cálculo o formatos físicos, aumentan los errores, la duplicidad de información y la desactualización. Y a mayor volumen de terceros, mayor exposición para la empresa.
Más allá de validar identidad y listas restrictivas, una debida diligencia predictiva evalúa si la relación en sí misma tiene sentido. Esto exige mirar el contexto completo de la vinculación, no solo los datos del formulario:
- Actividad del tercero: ¿a qué se dedica realmente y coincide con lo declarado?
- Objeto de la relación: ¿Qué se va a contratar o adquirir, y por qué con esta contraparte?
- Valor económico: ¿el monto de la operación es coherente con el perfil del tercero?
- Jurisdicción: ¿desde dónde opera y qué implicaciones tiene ese origen?
- Operación legal: ¿la estructura de la relación es transparente y verificable?
- Canales y pagos: ¿los medios de pago y los canales usados son consistentes con una operación legítima?
Cuando alguna de estas variables no encaja, aparece una señal de alerta que debe revisarse antes de avanzar, independientemente de que el tercero haya "pasado" la consulta en listas restrictivas.
CONOC-E no es solo un formulario ni una consulta automatizada. Su función es acompañar a tu empresa en una debida diligencia real, con un enfoque predictivo: identificar señales de riesgo antes de que la relación con el tercero se formalice, no cuando el problema ya estalló.
Ese enfoque parte de una premisa sencilla: no todas las contrapartes exigen el mismo nivel de revisión, pero ninguna debería vincularse sin criterio. Por eso, una debida diligencia predictiva responde al menos cinco preguntas antes de avanzar:
- ¿Quién es el tercero? Verificación confiable de la persona natural o jurídica.
- ¿Quiénes son sus beneficiarios legales? No basta con conocer a la empresa; hay que entender quién está detrás.
- ¿Para qué se está vinculando? Claridad sobre el propósito real de la relación comercial o laboral.
- ¿Qué señales aparecen antes de contratar? Alertas tempranas que permiten anticipar un riesgo antes de firmar.
- ¿Qué nivel de revisión necesita? La profundidad de la validación debe corresponder al perfil de riesgo.
Así cambia la lógica del proceso: la organización deja de llenar un formulario para cumplir y empieza a construir criterio para tomar una decisión bien soportada.
Conoc-e convierte el proceso de conocimiento de terceros hasta ahora manual y fragmentado en un flujo acompañado, trazable y alineado con SARLAFT y SAGRILAFT. Esto ocurre en tres momentos distintos de la relación con el tercero.
Antes de crear el vínculo, Conoc-e permite:
- Capturar la información del tercero de forma estructurada.
- Gestionar los documentos entregados como soporte.
- Validar los datos y consultar listas restrictivas de forma simultánea.
Después de vincular al tercero, Conoc-e permite:
- Consultar el expediente completo en cualquier momento.
- Actualizar la información cuando cambian las condiciones del tercero.
- Conservar la trazabilidad de cada revisión realizada.
Ante una alerta, Conoc-e permite reconstruir la historia completa del tercero qué se consultó, qué se encontró y cuándo para soportar una nueva decisión con criterio, no con especulación.
Cada tercero gestionado en Conoc-e queda respaldado por un expediente que responde, en cualquier momento, a las preguntas que exige una auditoría o un ente de control:
- ¿Qué información y documentos se entregaron?
- ¿Qué validaciones se realizaron y en qué fuentes se consultó?
- ¿Qué señales de alerta se identificaron?
- ¿Qué nivel de riesgo se asignó y con qué criterio de clasificación?
Este expediente es lo que convierte a Conoc-e en algo distinto de un formulario automatizado: no solo ejecuta una consulta, deja evidencia estructurada de todo el razonamiento detrás de cada decisión de vinculación.
Descubre cómo CONOC-E convierte cada vinculación en una decisión bien soportada