La nueva Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades trae un cambio clave en cumplimiento:
- Integra los riesgos que antes se gestionaban desde SAGRILAFT y PTEE en un solo sistema de autocontrol.
- Busca prevenir lavado de activos, financiación del terrorismo, proliferación de armas de destrucción masiva, corrupción y soborno transnacional.
- Amplía el universo de sujetos obligados, incluyendo expresamente a cámaras de comercio y sus confederaciones.
Pero hay un punto especialmente relevante para la operación diaria de las empresas: cuando un cliente, proveedor, contratista o tercero sea clasificado como de alto riesgo, su debida diligencia debe actualizarse, como mínimo, una vez al año.
Esto significa que conocer a un tercero ya no puede ser un trámite que se hace una sola vez al momento de vincularlo.
La Superintendencia está reforzando una idea sencilla, pero muy importante: los riesgos cambian. Un proveedor puede modificar su estructura societaria, un cliente puede tener nuevos beneficiarios finales, una contraparte puede empezar a operar en un sector más sensible o pueden aparecer señales de alerta que antes no existían.
No basta con pedir documentos, llenar un formulario y guardarlo en una carpeta. La empresa debe poder demostrar que conoce a sus terceros, que los clasifica según su nivel de riesgo y que actualiza esa información cuando corresponde.
Ahí es donde CONOC-E genera valor legal, pues permite gestionar el conocimiento de clientes, proveedores, contratistas y demás terceros de forma ordenada, digital y trazable. A través de la plataforma, la empresa puede:
- Recolectar información relevante
- Identificar al tercero declarante
- Conservar soportes
- Dejar evidencia del proceso
- Facilitar la clasificación del riesgo de la contraparte
Esto es clave porque la Circular exige aplicar un enfoque basado en riesgo. En la práctica, no todos los terceros deben tratarse igual. Un tercero de bajo riesgo no requiere el mismo nivel de revisión que una contraparte de alto riesgo. CONOC-E ayuda a organizar esa diferencia y a documentar el análisis realizado.
Además, CONOC-E facilita el cumplimiento de la obligación de actualización anual para terceros de alto riesgo. La empresa puede tener mayor control sobre qué terceros deben actualizar su información, cuándo debe hacerse esa actualización y qué evidencia queda del proceso.
Y hay un punto adicional muy importante: no solo importa qué información se recibe, sino quién la declara. CONOC-E permite fortalecer la trazabilidad del declarante, dejando evidencia de identidad, aceptación, fecha, información suministrada y soportes aportados. Esto ayuda a acreditar que la persona que diligenció la información es quien dice ser y que actuó dentro de un proceso verificable.
En materia de cumplimiento, esa trazabilidad tiene valor jurídico. Una debida diligencia sin evidencia puede ser difícil de defender. En cambio, un proceso digital, organizado y soportado permite demostrar que la empresa actuó de manera diligente frente al conocimiento de sus terceros.
La nueva Circular no está pidiendo más papeles. Está exigiendo mejores procesos.
Porque hoy, conocer a un tercero no es solo saber quién es. Es poder probarlo.