Un software de conocimiento de terceros automatiza formularios KYC, consultas en listas restrictivas y la trazabilidad del proceso de debida diligencia. Conoc-e centraliza estas tareas para el cumplimiento SARLAFT y SAGRILAFT de forma auditable.
¿Qué es el conocimiento de terceros y por qué es clave para SARLAFT y SAGRILAFT?
El conocimiento de terceros es el proceso mediante el cual una empresa identifica, valida y monitorea a clientes, proveedores o colaboradores antes y durante la relación comercial. Es el pilar operativo sobre el que se construyen los sistemas SARLAFT (para entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera) y SAGRILAFT (para empresas del sector real vigiladas por otras superintendencias).
Ambos marcos exigen que la empresa pueda demostrar, con evidencia, que conoció a su contraparte antes de vincularla. Cuando este proceso se hace manualmente, aparecen riesgos recurrentes:
- Formularios KYC incompletos o diligenciados de forma inconsistente.
- Consultas en listas restrictivas que dependen de la memoria o disciplina del analista.
- Ausencia de evidencia y trazabilidad del proceso ante una auditoría o requerimiento regulatorio.
- Reprocesos cuando la información del tercero cambia y nadie lo detecta a tiempo.
Un software de conocimiento de terceros existe precisamente para eliminar esta dependencia de procesos manuales.
¿Cómo automatiza un software de conocimiento de terceros los formularios KYC y las consultas en listas restrictivas?
La automatización en este contexto combina tres elementos que normalmente están fragmentados en hojas de cálculo, correos y archivos físicos:
- Automatización de formularios KYC: captura de datos del tercero de forma estructurada, sin reescritura manual.
- Consultas de listas restrictivas: cruce automático con bases como OFAC, ONU e Interpol al momento del registro.
- Evidencia y trazabilidad del proceso: registro de cada paso, con fecha, responsable y resultado, listo para auditoría.
Al integrar estos tres elementos en un solo flujo, el proceso de debida diligencia deja de depender de la coordinación manual entre distintas áreas y se convierte en un flujo controlado de principio a fin.
Conoc-e: cómo automatiza el conocimiento de terceros con trazabilidad auditable
Conoc-e es la plataforma diseñada para la automatización del conocimiento de terceros, la validación en listas restrictivas y la gestión de riesgos LA/FT. Frente a los desafíos de SARLAFT y SAGRILAFT, su función es convertir la debida diligencia en un proceso digital, verificable y sin fricción operativa.
Con Conoc-e, los equipos de cumplimiento pueden:
- Digitalizar y automatizar los formularios KYC de clientes, proveedores y colaboradores.
- Ejecutar consultas de listas restrictivas de forma simultánea y en tiempo real.
- Generar evidencia y trazabilidad del proceso de cada tercero, disponible como respaldo ante auditorías o entes de control.
- Programar monitoreos periódicos, para que la debida diligencia no se limite al momento de la vinculación.
Esto le permite a los oficiales de cumplimiento pasar de administrar archivos dispersos a tener un sistema único donde cada tercero tiene un historial completo, trazable y listo para consulta inmediata.
Beneficios de implementar Conoc-e para oficiales de cumplimiento y equipos de riesgo
1. Cumplimiento SARLAFT y SAGRILAFT sólido: evidencia disponible en cualquier momento.
2. Menos tiempo operativo: formularios KYC y consultas en un solo flujo automatizado.
3. Reducción del riesgo reputacional: menor probabilidad de vincular terceros sancionados.
4. Trazabilidad auditable: cada acción queda registrada con responsable y fecha.
5. Monitoreo continuo: alertas si un tercero cambia de estado después de vinculado.
¿Qué deben priorizar los equipos jurídicos, financieros y de riesgos frente a la debida diligencia de terceros?
Para oficiales de cumplimiento y líderes jurídicos, financieros y de riesgos, la debida diligencia de terceros deja de ser efectiva si depende de procesos aislados. Los tres frentes que deben priorizar son:
- Estandarizar la captura de información con formularios KYC automatizados, sin variaciones entre analistas.
- Automatizar las consultas de listas restrictivas, para eliminar el margen de error humano.
- Garantizar evidencia y trazabilidad del proceso, de forma que cualquier auditoría pueda resolverse con datos, no con reconstrucción manual.
Conoc-e permite atender estos tres frentes desde una sola plataforma, alineada con las exigencias de SARLAFT y SAGRILAFT.