¿Aún gestionas PQRS con correos, Excel o procesos manuales?
Las Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias (PQRS) son un canal clave para la relación con clientes, ciudadanos o usuarios. Pero cuando el proceso se gestiona de forma manual, los resultados son predecibles:
- Tiempos de respuesta excesivos.
- Documentación dispersa.
- Falta de trazabilidad.
- Riesgos de incumplimiento normativo.
- Mala experiencia para el usuario final.
En un entorno que exige agilidad, cumplimiento y transparencia, la digitalización del proceso ya no es opcional. Es una ventaja competitiva.
Automatizar PQRS: más allá de la eficiencia
Con soluciones como LEGOPS y SIGNIO, es posible estructurar un modelo integral que optimiza cada etapa del proceso:
🔹 Mejora los tiempos de respuesta.🔹 Elimina tareas manuales y reprocesos.
🔹 Asegura cumplimiento normativo (ANS, control documental, firmas).
🔹 Aumenta la satisfacción del usuario final.
¿Cómo funciona el modelo automatizado de PQRS?
- Captura digital desde cualquier dispositivo: Los interesados registran sus solicitudes en línea 24/7, adjuntando fotos, documentos u otra evidencia relevante.
- Creación automática del caso en LEGOPS: Se genera un expediente digital, se asigna un responsable y se activan flujos internos de trabajo.
- Gestión estructurada y colaborativa: El equipo asigna tareas, revisa, valida y da seguimiento con trazabilidad completa.
- Firma electrónica de las respuestas con SIGNIO: Las respuestas se firman digitalmente, cumpliendo estándares legales y eliminando tiempos de impresión, firma física y escaneo.
- Notificación al interesado y cierre del caso: El solicitante recibe la respuesta firmada y se cierra el ciclo con respaldo legal y registro completo.
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Resultados reales, impacto inmediato
Organizaciones que ya implementaron esta solución han logrado:
✔️ Reducción de hasta un 60% en tiempos de respuesta..✔️ Estandarización de procesos y cumplimiento de ANS.
✔️ Trazabilidad total de cada PQRS, con expedientes digitales.
✔️ Mejor experiencia de usuario gracias a notificaciones automáticas y respuestas firmadas.
✔️ Cumplimiento legal garantizado en todo el proceso.
Caso real: de buzones físicos a una gestión 100% digital en el sector minero
Una empresa minera colombiana, con operaciones en múltiples municipios y zonas rurales, enfrentaba un gran desafío:
Debía poner a disposición de una población interesada, diversa y atomizada, un canal efectivo y trazable para el manejo de sus PQRS, cumpliendo además con obligaciones regulatorias. Su sistema anterior se basaba en buzones físicos y gestiones manuales, lo que generaba demoras, riesgos de perdida de información y baja visibilidad del proceso. Gracias a la implementación de LEGOPS y SIGNIO:
✅ Digitalizaron completamente la recepción de solicitudes, permitiendo capturas de datos, fotos y documentos.✅ Centralizaron todos los casos en expedientes digitales con trazabilidad y control de tareas.
✅ Firmaron las respuestas electrónicamente, garantizando su validez jurídica.
✅ Redujeron los tiempos de atención, mejoraron la experiencia de los interesados y fortalecieron su cumplimiento normativo.
Hoy gestionan todas sus PQRS de forma centralizada, controlada y 100% digital, incluso en zonas rurales.
LEGOPS + SIGNIO: automatización sin fricciones, cumplimiento sin esfuerzo
LEGOPS gestiona los flujos, expedientes y trazabilidad. SIGNIO firma electrónicamente las respuestas con total validez jurídica. Juntas, ofrecen una solución robusta, segura y adaptable para cualquier organización que quiera modernizar su PQRS de forma efectiva.
¿Quieres transformar la gestión de PQRS en tu empresa?
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