Un proceso que pedía a gritos modernización
Hasta hace unos años, Procafecol —la compañía detrás de Juan Valdez— gestionaba todos sus procesos de manera física. Cada contrato, autorización o documento debía ser impreso, firmado a mano y trasladado físicamente entre áreas o con terceros.
Este sistema, aunque tradicional, representaba tiempos largos, un alto esfuerzo administrativo y dependencia total del papel y la presencialidad.
Pero fue en 2020, en plena pandemia, cuando surgió la urgencia de cambiar: ¿Cómo continuar con los procesos clave si las oficinas estaban cerradas? ¿Cómo seguir firmando documentos sin imprimir ni desplazarse?
La solución: una firma electrónica fácil, legal y sin fronteras
La respuesta llegó con Signio, una plataforma que permitió transformar toda la operación documental. El cambio fue progresivo y contundente:
🔹 Se comenzó por talento humano, control interno y gestión administrativa.
🔹 Muy pronto, otras áreas se sumaron al ver los resultados: agilidad, control y facilidad.
🔹 Los documentos ahora se firman desde cualquier lugar, sin importar si el firmante está en su casa o en otra ciudad.
🔹 Con la función de distribuciones masivas, múltiples documentos se envían y firman en un solo flujo ordenado y automatizado.
Caso real: la evolución de Procafecol con Signio
Gracias a la implementación de Signio, Procafecol pasó de tener una gestión documental manual, costosa y dependiente del papel, a operar con un sistema:
✔️ Ágil y 100% digital
✔️ Legalmente válido, cumpliendo con la normativa colombiana
✔️ Que permite firmar en segundos documentos como actas, contratos y autorizaciones
✔️ Que redujo costos logísticos, eliminó reprocesos y optimizó tiempos
Hoy, firmar un documento es tan sencillo como enviar un correo, pero con la seguridad de un sistema profesional y auditable.
Beneficios clave de la transformación digital con Signio
✍️ Firma desde cualquier lugar: oficina, casa o en movilidad
📩 Distribuciones masivas para enviar documentos a varios firmantes en segundos
📁 Reducción del uso de papel y costos logísticos
🔐 Seguridad, validez jurídica y trazabilidad en cada paso
⚙️ Más productividad para todas las áreas de la organización
¿Listo para dejar atrás el papel?
Procafecol dio un salto real hacia la eficiencia documental.
Con Signio, tu organización también puede digitalizar su gestión contractual, agilizar procesos y trabajar sin barreras.
El cambio empieza con una firma. Pero no cualquiera: una firma inteligente como SIGNIO.
