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title: "Firma electrónica en Colombia: validez y plataformas"
description: Conoce qué hace válida una firma electrónica en Colombia, en qué se diferencia de la firma digital y cómo comparar Signio, Webdox, Andes SCD y Certifirma.
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[Signio](https://blog.legopstech.com/signio)

# [Firma electrónica en Colombia: validez y plataformas](https://blog.legopstech.com/signio/que-es-la-firma-electronica-como-funciona-y-que-plataforma-elegir-en-colombia)

 Escrito por [Signio](https://blog.legopstech.com/signio/author/signio) | Jul 27, 2026, 3:00:00 PM

En Colombia existen diferentes soluciones para firmar documentos electrónicos con validez jurídica, entre ellas Signio, Webdox, Andes SCD y Certifirma. Sin embargo, no todas prestan el mismo servicio: algunas administran el flujo completo de firma electrónica y otras emiten certificados para firma digital.

La validez de una firma electrónica no depende únicamente de que el proveedor esté acreditado ante ONAC. De acuerdo con la Ley 527 de 1999 y el Decreto 1074 de 2015, lo importante es que el método permita identificar al firmante, expresar su aprobación sobre el mensaje de datos y resulte confiable y apropiado para el propósito del documento.

Por eso, la mejor plataforma no es necesariamente la que ofrece más funciones. Es la que responde al riesgo del documento, conserva evidencia suficiente, se integra con el proceso de la empresa y permite explicar cómo se obtuvo la firma si posteriormente es cuestionada.

## ¿Qué debe cumplir una plataforma para que la firma tenga validez jurídica en Colombia?

Una plataforma no vuelve válido un documento por su nombre comercial ni por mostrar una firma sobre un PDF. El proceso debe producir elementos que permitan demostrar, como mínimo, quién intervino, qué documento aprobó y en qué condiciones lo hizo.

Al evaluar una solución conviene comprobar estos cinco aspectos:

1. **Identificación del firmante.** El método debe permitir relacionar a una persona con el mensaje de datos. Según el nivel de riesgo, puede apoyarse en códigos, contraseñas, OTP, datos biométricos, claves criptográficas u otros mecanismos.
2. **Manifestación de voluntad.** El proceso debe demostrar que la persona aprobó el contenido del documento y no solo que recibió un enlace o abrió un archivo.
3. **Confiabilidad del método.** Los datos utilizados para crear la firma deben corresponder al firmante dentro del contexto del proceso y permitir detectar alteraciones no autorizadas posteriores.
4. **Integridad y disponibilidad.** El documento firmado y sus evidencias deben conservarse completos, consultables y vinculados a la operación que les dio origen.
5. **Trazabilidad.** La organización debería poder reconstruir eventos relevantes como el envío, el acceso, la autenticación, la aceptación y la firma, junto con sus fechas y demás datos disponibles.

La acreditación ante ONAC es relevante cuando una organización presta servicios como entidad de certificación digital dentro del alcance acreditado. No obstante, no estar acreditado ante ONAC no hace inválida, por sí solo, una firma electrónica. La validez debe analizarse según el método empleado, el contexto y la evidencia que pueda presentarse.

## ¿Cómo funciona una plataforma de firma electrónica en Colombia?

Aunque cada proveedor configura sus flujos de forma distinta, un proceso habitual tiene cinco momentos:

1. La empresa carga el documento o lo genera desde otro sistema.
2. Define quiénes deben firmar, en qué orden y con qué método de autenticación.
3. La plataforma envía la solicitud de firma por el canal configurado.
4. Cada participante revisa el documento, supera los controles aplicables y manifiesta su aceptación.
5. La solución conserva el documento y registra las evidencias del proceso para su consulta posterior.

El nivel de autenticación debería ser proporcional al riesgo. Un consentimiento de baja exposición no necesariamente requiere los mismos controles que un contrato de alto valor, una actuación regulada o un documento susceptible de controversia.

## Comparativo de plataformas de firma en Colombia

 La siguiente tabla resume información pública de los proveedores y, en el caso de Signio, su alcance comercial vigente. Debe leerse como una guía inicial: las funcionalidades, integraciones, acreditaciones y precios pueden variar según el servicio y el plan contratado. 

### Alcance y validez

| Solución | Tipo y alcance principal | Acreditación ONAC | Uso recomendado |
| --- | --- | --- | --- |
| **Signio** | Gestiona flujos empresariales de firma electrónica. Puede complementarse con Andes SCD cuando se requiere certificación o firma digital. | No está acreditada. Esto no invalida sus firmas electrónicas si el método utilizado cumple los requisitos legales. | Empresas que necesitan administrar documentos, firmantes y evidencias desde un flujo centralizado. |
| **Webdox** | Plataforma de gestión del ciclo de vida de contratos —CLM— con firma electrónica incorporada. | No se identificó acreditación propia en la información pública revisada. Su referencia a DigiCert y Adobe Trust List no equivale a una acreditación colombiana como entidad de certificación digital. | Organizaciones que buscan integrar la firma con la creación, negociación y administración de contratos. |
| **Andes SCD** | Prestador de servicios de certificación y firma digital; no administra necesariamente todo el flujo documental. | Sí, para los servicios incluidos en su alcance vigente como entidad de certificación digital acreditada. | Casos en los que una norma, procedimiento, contrato o política de riesgo exige certificado o firma digital. |
| **Certifirma Web** | Servicio web para gestionar solicitudes y flujos de firma electrónica. | No se identificó una acreditación ONAC aplicable en la información pública revisada. Conviene verificar el servicio específico antes de contratar. | Empresas que requieren firma web y una alternativa integrable mediante API. |

### Autenticación, evidencia e integraciones

| Solución | Métodos de autenticación | Trazabilidad y evidencia | Integraciones |
| --- | --- | --- | --- |
| **Signio** | Validación de datos y OTP. Las validaciones adicionales de identidad se contratan según la necesidad del proceso. | Registra eventos como envío, acceso, aceptación y firma, y conserva evidencia asociada al documento. | API e integraciones empresariales, incluidos escenarios con SharePoint, según alcance. |
| **Webdox** | Envío por correo o WhatsApp y opciones de segundo factor mediante SMS o Google Authenticator. | Declara controles de atribución, integridad y disponibilidad dentro del ciclo contractual. | Publica integraciones con Salesforce, WhatsApp, Power BI y Webdox Hub, entre otras. |
| **Andes SCD** | Certificados digitales y mecanismos como token virtual con credenciales, según el producto contratado. | El certificado y la infraestructura criptográfica permiten verificar autoría e integridad. | Puede incorporarse como servicio complementario. El canal de integración debe confirmarse para cada proyecto. |
| **Certifirma Web** | Solicitudes por correo, cuenta de usuario y métodos configurables según el servicio. | Publica una pista de auditoría con eventos y datos de envío, autenticación, firma, rechazo o cancelación. | Dispone de API para incorporar la firma a soluciones propias. |

La decisión no debería reducirse a cuál firma es “más legal”. Ambas pueden producir efectos jurídicos si cumplen los requisitos que les corresponden. La pregunta correcta es qué nivel de identificación, evidencia y certificación necesita el documento concreto.

## ¿Cómo elegir una plataforma de firma electrónica?

Antes de contratar, conviene responder estas preguntas:

### 1. ¿Qué documentos se van a firmar?

Identifica su cuantía, frecuencia, participantes y probabilidad de controversia. Un proceso masivo de autorizaciones no tiene el mismo riesgo que un contrato estratégico o una actuación sometida a requisitos especiales.

### 2. ¿Cómo se identificará a cada firmante?

Revisa qué controles están incluidos en el plan y cuáles tienen costo adicional. En Signio, por ejemplo, las consultas en listas restrictivas, las validaciones adicionales de identidad y la certificación mediante un tercero son servicios adicionales al plan y al número de documentos contratado.

### 3. ¿Qué evidencia quedará disponible?

Solicita una demostración de la bitácora o expediente de firma. Verifica si permite reconstruir el documento enviado, los participantes, el método de autenticación, los eventos y las marcas de tiempo. Una fotografía puede servir como elemento de evidencia, pero no debe presentarse por sí sola como un mecanismo de validación de identidad.

### 4. ¿La solución se integra con los sistemas actuales?

Evalúa la disponibilidad de API, conectores y soporte para repositorios o aplicaciones empresariales. También conviene definir qué sistema será la fuente principal del documento y dónde se conservará su versión final.

### 5. ¿Cuál es el costo total del proceso?

Además del volumen documental, calcula los costos de autenticación, validaciones, listas restrictivas, certificados, integraciones, implementación y soporte. Comparar únicamente el precio por documento puede ocultar una parte importante del costo real.

## 5 razones por las que Signio puede optimizar la gestión documental de una empresa

### 1. Permite firmar sin depender de traslados físicos

Los participantes pueden revisar y aceptar documentos desde distintos lugares y dispositivos, de acuerdo con el flujo definido por la empresa.

### 2. Ajusta la autenticación al nivel de riesgo

El proceso puede incorporar validación de datos y OTP, y complementarse con servicios adicionales de identidad o certificación cuando el caso lo requiera.

### 3. Conserva evidencia del proceso

Signio registra los eventos relevantes de la operación para que el equipo pueda consultar cómo avanzó el documento y qué evidencia quedó asociada a la firma.

### 4. Facilita operaciones de mayor volumen

Funciones como firma presencial, firma masiva, bandeja de firma, firma gráfica y captura de documentos permiten configurar distintos escenarios operativos sin depender de un único recorrido.

### 5. Puede integrarse con el ecosistema empresarial

Su API y sus posibilidades de integración permiten conectar el proceso de firma con sistemas existentes, de acuerdo con el alcance técnico contratado.

## ¿Cómo protege Signio la integridad de los documentos?

Signio vincula la aceptación y las evidencias al documento que participa en el proceso de firma. Así, la organización puede conservar una versión final y detectar cambios posteriores mediante los controles técnicos aplicables.

Esto no significa que una tecnología vuelva incontrovertible cualquier operación. La fortaleza probatoria depende de la configuración del proceso, del método de autenticación, de la conservación de las evidencias y de las circunstancias del caso.

## ¿Qué diferencia a Signio de una firma escaneada?

Una imagen de una firma insertada en un archivo puede expresar una intención, pero por sí sola ofrece poca información para identificar al autor o reconstruir el proceso.

Signio no se limita a superponer una imagen: registra la interacción del firmante, los controles configurados y los eventos disponibles del flujo. Esta información permite sustentar mejor la atribución y la integridad del documento si la operación debe explicarse después.

## Preguntas frecuentes sobre firma electrónica en Colombia

### ¿La firma electrónica sirve como prueba en Colombia?

Sí. Un documento electrónico y la evidencia de su firma pueden presentarse como prueba. Su valoración dependerá de la confiabilidad del método, la integridad del mensaje de datos, la posibilidad de identificar al firmante y las demás circunstancias del caso. Por eso no basta con afirmar que el documento “fue firmado”: la plataforma debe permitir demostrar cómo ocurrió.

### ¿Cuándo necesito una firma digital?

Cuando una norma, una entidad, un procedimiento o un acuerdo exige expresamente un certificado o una firma digital. También puede elegirse por la política de riesgo de la organización. Si el proceso administrado en Signio requiere este componente, Andes SCD puede contratarse como servicio adicional de certificación.

### ¿Qué documentos se pueden firmar electrónicamente?

Contratos privados, autorizaciones, documentos laborales, actas, políticas, formularios, adiciones y acuerdos comerciales son algunos ejemplos. Antes de digitalizar un proceso debe verificarse si el documento tiene una solemnidad legal, una regla sectorial o un requisito de presentación que exija un tratamiento diferente.

### ¿Una plataforma debe estar acreditada ante ONAC para que su firma electrónica sea válida?

No necesariamente. La acreditación corresponde a servicios de certificación digital dentro de un alcance determinado. Una firma electrónica puede ser válida sin que la plataforma esté acreditada, siempre que el método sea confiable y apropiado, identifique al firmante y permita demostrar su aprobación sobre el mensaje de datos.

### ¿La validación de identidad está incluida en todos los planes?

No debe darse por hecho. En Signio, las validaciones adicionales de identidad, las consultas en listas restrictivas y la certificación se cotizan como servicios adicionales al plan y al volumen de documentos contratado.

## ¿Signio es la plataforma adecuada para tu empresa?

Signio es una alternativa para organizaciones que necesitan administrar flujos de firma electrónica, centralizar documentos, conservar trazabilidad e integrar la firma con su operación. Si el proceso exige una validación adicional o un certificado digital, puede configurarse con servicios complementarios según el riesgo y el presupuesto.

Antes de decidir, conviene revisar una muestra real de documentos, participantes, métodos de autenticación, integraciones y evidencias esperadas. Así la conversación deja de girar alrededor de una lista genérica de funciones y se concentra en lo que la empresa necesitaría demostrar.

## Fuentes consultadas

- [Ley 527 de 1999 — Función Pública](https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=4276&utm_source=chatgpt.com)
- [Decreto 2364 de 2012 — Función Pública](https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=50583&utm_source=chatgpt.com)
- [Entidades de Certificación Digital — ONAC](https://onac.org.co/servicios/entidades-de-certificacion-digital/?utm_source=chatgpt.com)
- [Firma electrónica — Webdox](https://www.webdoxclm.com/es-co/clm-software/firma-electronica?utm_source=chatgpt.com)
- [Firma digital — Andes SCD](https://www.andesscd.com.co/firma-digital/?utm_source=chatgpt.com)
- [Servicios de firma — Certifirma](https://certifirma.co/?utm_source=chatgpt.com)

*Información pública consultada y revisada en octubre de 2026. Las funcionalidades, integraciones y acreditaciones pueden variar según el servicio contratado y su alcance vigente.* 

### [Agendar demo](https://legopstech.com/meetings/fredy-pulido/demostracion-de-producto-signio)

 

[Ver post completo](https://blog.legopstech.com/signio/que-es-la-firma-electronica-como-funciona-y-que-plataforma-elegir-en-colombia)

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