¿Un documento firmado electrónicamente tiene valor probatorio en Colombia?

Una de las preguntas más frecuentes al implementar herramientas de firma electrónica es:

¿Realmente tienen fuerza legal los documentos electrónicos firmados digitalmente?

La respuesta es sí. La legislación colombiana reconoce la validez jurídica y probatoria de los mensajes de datos, siempre que se cumplan ciertos criterios. En este artículo te explicamos qué dice la ley, cómo se valoran estas pruebas en un proceso judicial y cómo Signio garantiza ese respaldo.

¿Qué dice la ley sobre los mensajes de datos?

La Ley 527 de 1999, que regula el uso de mensajes de datos y el comercio electrónico en Colombia, establece claramente:

🔹 Artículo 10 – Admisibilidad como prueba

Los mensajes de datos son admisibles como medios de prueba. No se puede negar su validez por el solo hecho de estar en formato digital o no haber sido presentados en su forma original.

🔹 Artículo 11 – Criterios de valoración probatoria

Para evaluar la fuerza probatoria de un mensaje de datos, se debe considerar:

• La confiabilidad del sistema usado para generarlo y archivarlo
• La integridad del contenido
• La forma en la que se identifica al firmante
• Cualquier otro factor relevante para su valoración

¿Qué dice el Código General del Proceso?

🔹 Artículo 244 – Documento auténtico

Un documento, incluido un mensaje de datos, se presume auténtico si hay certeza de quién lo firmó. Es decir, si puede identificarse claramente al autor del documento, este será admitido como prueba válida.

🔹 Artículo 247 – Valoración en juicio

Para que el mensaje de datos conserve su valor probatorio, debe presentarse:

• En el mismo formato en que fue generado o recibido
• O en un formato que lo reproduzca con exactitud

📌 Importante: Si se imprime, será considerado como una copia y no como documento original digital.

¿Los documentos firmados con Signio tienen valor probatorio?

Sí. Los documentos firmados electrónicamente con Signio cumplen con todos los atributos exigidos por la ley: Autenticidad, Integridad, No repudio.

Además:

• Generan una bitácora técnica de evidencias (fecha, IP, token, aceptación, etc.)
• Incorporan una estampa de firma visible con código QR
• Se pueden verificar en línea a través del portal www.verificacionenlinea.org

Este portal permite consultar:

    🔹 Si el documento ha sido modificado.
    🔹 Qué usuario lo firmó.
    🔹 Cuándo y desde dónde se generó.
    🔹 Descargar una certificación de evidencia de firma para auditorías o procesos judiciales.

¿Y si imprimo un documento firmado con Signio?

Aunque el mensaje de datos impreso será tratado como una copia, la estampa de firma visible en el PDF incluye toda la información necesaria para verificar el documento original.

Esto refuerza su valor probatorio incluso en formato físico, ya que cualquier juez o parte interesada podrá validar que:

• Fue firmado electrónicamente.
• No ha sido alterado.
• Está vinculado a una identidad verificada.

¿Debe incluirse en la gestión documental?

Sí. Los documentos firmados digitalmente también deben hacer parte del sistema de gestión documental de la empresa, con el fin de:

    📌 Garantizar su conservación.
    📌 Facilitar su recuperación.
    📌 Cumplir con normas de archivo y trazabilidad.

En este sentido, los mensajes de datos firmados con Signio pueden integrarse fácilmente con sistemas de gestión documental o archivarse digitalmente bajo estándares de cumplimiento.

Los documentos firmados electrónicamente tienen plena validez jurídica y fuerza probatoria en Colombia, siempre que se cumplan los requisitos de autenticidad, integridad y trazabilidad.

Con herramientas como Signio, no solo garantizas que tu firma cumpla con la ley, sino que fortaleces el respaldo técnico y legal de cada documento.