Vinculación digital de proveedores: firma rápida y gestión eficiente

¿Aún vinculas proveedores con procesos manuales?

En muchas empresas, especialmente aquellas con operaciones complejas o geográficamente dispersas, la vinculación de nuevos proveedores sigue siendo un proceso lento, presencial y lleno de fricciones.

• Formularios físicos y archivos en papel.
• Desplazamientos innecesarios.
• Procesos manuales de validación documental.

Tiempos de vinculación que se extienden por días o semanas. ¿El impacto?

La automatización inteligente del proceso de vinculación

Hoy, con soluciones integradas como Conoc-e, Signio y Legops, es posible transformar el proceso en un flujo 100% digital, validado y trazable, que optimiza tiempos y minimiza riesgos.

Así funciona el modelo ideal de vinculación de proveedores:

1. Registro de información en Conoc-e: El proveedor diligencia su información y adjunta los documentos requeridos desde cualquier dispositivo, de manera remota y sencilla.
2. Firma de Declaración de Conocimiento (SAGRILAFT): El proveedor firma electrónicamente su declaración, que puede incluir tanto datos generales como autorizaciones para tratamiento de datos personales.
3. Validaciones automáticas en línea: Conoc-e realiza validaciones con la Registraduría Nacional del Estado Civil y consultas en listas restrictivas, asegurando la veracidad de los datos de identidad y el cumplimiento normativo.
4. Revisión y control por parte del cliente: La empresa revisa la información cargada y puede aceptar, rechazar o devolver para ajustes la documentación enviada por el proveedor.
5. Generación y firma de contrato: Una vez aprobado el conocimiento del proveedor, se genera el contrato de vinculación, que se firma electrónicamente a través de Signio.
6. Gestión documental y trazabilidad en Legops: Todo el proceso, desde la declaración de conocimiento hasta la firma del contrato, queda centralizado y trazable en Legops, garantizando acceso seguro y auditoría permanente.

Beneficios clave de este modelo automatizado

Implementar esta arquitectura trae beneficios inmediatos:

   🔹 Reducción de tiempos: De semanas a horas en la vinculación
   🔹 Cumplimiento total: SAGRILAFT, protección de datos y firma electrónica conforme a la ley.
   🔹 Trazabilidad completa: Cada acción queda registrada de forma auditable.
   🔹 Mayor seguridad: Validaciones automáticas que previenen fraudes.
   🔹 Mejor experiencia de proveedor: Sin desplazamientos, sin papeles, sin fricciones.

Caso de uso: empresa minera en Colombia

Una empresa minera, con operaciones distribuidas a nivel nacional, enfrentaba enormes retos para vincular proveedores de zonas alejadas.

Al implementar Conoc-e, Signio y Legops:

   ✔️ Digitalizaron el conocimiento de proveedores, con validaciones automáticas.
   ✔️ Firmaron declaraciones y contratos de manera 100% remota.
   ✔️ Centralizaron  la documentación para fácil acceso y auditoría.
   ✔️ Mejoraron la eficiencia operativa y mitigaron riesgos de incumplimiento. El impacto fue inmediato:            procesos más ágiles, mayor seguridad y una experiencia mejorada para sus aliados estratégicos.

La vinculación de proveedores nunca fue tan simple, segura y eficiente

Con la solución integrada de Conoc-e, Signio y Legops, transformas un proceso crítico en una ventaja competitiva para tu empresa.

¿Listo para automatizar y blindar la vinculación de tus proveedores?

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