En un entorno cada vez más digital, firmar documentos electrónicamente se ha vuelto algo común. Sin embargo, aún existen muchas dudas sobre qué es exactamente una firma electrónica, qué la diferencia de una firma digital y si ambas tienen validez jurídica en Colombia.
En este artículo te explicamos de forma clara y sencilla ambos conceptos y cómo aplican en el marco legal colombiano.
¿Qué es una firma electrónica?
Según el Decreto 1074 de 2015, una firma electrónica es cualquier método que permita identificar a una persona en relación con un mensaje de datos. Esto incluye elementos como:
- Códigos o contraseñas
- Claves criptográficas
- Datos biométricos
- Tokens de autenticación
El artículo 2.2.2.47.4 de ese decreto establece que este mecanismo debe ser confiable y apropiado para su propósito, es decir, debe permitir:
- Corroborar los datos del firmante
- Detectar cualquier modificación del documento después de firmado
Este tipo de firma puede ser creada por cualquier persona natural o jurídica y tiene validez jurídica, siempre que cumpla con estos atributos. Su uso es común en procesos administrativos, laborales, comerciales y contractuales, especialmente en plataformas como Signio, que automatizan estos flujos con trazabilidad, seguridad y respaldo legal.
¿Qué es una firma digital?
La firma digital es un tipo específico de firma electrónica, pero con una particularidad técnica y legal: utiliza criptografía avanzada para vincular al firmante con el documento.
Este mecanismo funciona mediante un procedimiento técnico que asocia:
🔹 Una llave privada, única e intransferible del firmante
🔹 Una llave pública, incrustada en el mensaje de datos
Al firmar, se genera una especie de "huella digital" que sella el documento y garantiza su integridad. Cualquier intento de modificar el contenido rompería la firma y haría evidente la alteración.
Validez jurídica de la firma digital en Colombia
En Colombia, la firma digital tiene una presunción legal de autenticidad. Esto quiere decir que, salvo prueba en contrario, se presume que:
- Quien firmó tenía la intención de aceptar el contenido del documento
- El firmante es quien dice ser
- El documento no ha sido modificado desde su firma
Para que esta firma tenga plena validez jurídica, debe cumplir con estos cuatro atributos:
- Ser única para quien la usa
- Poderse verificar técnicamente
- Estar bajo el control exclusivo del firmante
- Garantizar la integridad del documento
¿Qué diferencia a la firma electrónica de la firma digital?
Aunque ambas son legales y están respaldadas por la Ley 527 de 1999 y sus decretos reglamentarios, tienen diferencias importantes en su estructura técnica y nivel de exigencia jurídica:
| Característica | Firma electrónica | Firma digital |
|---|---|---|
| Definición | Cualquier método confiable que identifique al firmante | Firma electrónica con soporte criptográfico asimétrico |
| Base técnica | OTP, biometría, contraseñas, tokens, entre otros | Llaves criptográficas (privada y pública) |
| Nivel de validación | Variable según el proceso y la plataforma utilizada | Alta, con presunción legal de autenticidad |
| Requiere certificado digital | No necesariamente | Sí, emitido por una entidad autorizada o validada |
| Uso frecuente | Contratos laborales, consentimientos, autorizaciones | Pagarés, documentos notariales, procesos financieros |
| Presunción de validez legal | Sí, si cumple con atributos legales | Sí, automáticamente si cumple requisitos del decreto |
Ambas pueden ser utilizadas para firmar contratos, acuerdos o cualquier documento digital, siempre que el mecanismo utilizado cumpla con los criterios de seguridad, autenticación y control definidos por la ley.
Plataformas como Signio permiten usar ambos tipos de firma según el caso, garantizando siempre seguridad, trazabilidad y validez legal.
¿Cuál debo usar en mi empresa?
La elección entre firma electrónica y firma digital dependerá del tipo de documento, nivel de riesgo jurídico y exigencias normativas del sector.
Por ejemplo:
- 🔹 Para firmar consentimientos informados, contratos laborales o formularios internos, una firma electrónica avanzada con doble autenticación puede ser suficiente.
🔹 Para firmar pagarés, contratos financieros o documentos que se presentarán en procesos judiciales, puede ser preferible optar por una firma digital respaldada con certificado emitido por una entidad certificadora.
Entender qué es una firma electrónica y una firma digital es clave para tomar decisiones informadas al momento de digitalizar procesos. En ambos casos, la legislación colombiana reconoce su validez, siempre que se cumplan los atributos establecidos por la ley.
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