En muchas organizaciones todavía se considera válido firmar documentos pegando una imagen escaneada de una firma manuscrita. Es una práctica común y aparentemente sencilla. Pero ¿es esto una firma electrónica legal? ¿Tiene fuerza probatoria? En este artículo despejamos estas dudas y te explicamos por qué una firma escaneada no equivale a una firma electrónica según la ley colombiana.
¿Qué es una firma escaneada?
Una firma escaneada o digitalizada es, simplemente, la imagen de una firma manuscrita que se copia y pega dentro de un documento electrónico. Esta práctica, aunque extendida, no cumple con los requisitos técnicos ni jurídicos que exige la normatividad colombiana para ser considerada una firma electrónica.
¿Por qué no se considera una firma electrónica?
La firma electrónica, según el Decreto 1074 de 2015, debe cumplir con ciertos atributos:
- Permitir identificar plenamente al firmante
- Garantizar que el documento no ha sido alterado desde su firma
- Estar vinculada de forma confiable al contenido del mensaje de datos
Una firma escaneada no cumple con ninguno de estos requisitos técnicos. Por tanto, no se le puede aplicar la equivalencia funcional del artículo 7 de la Ley 527 de 1999, que permite tratar ciertos documentos electrónicos como si fueran documentos firmados en papel.
¿Puede una firma escaneada tener validez legal?
Sí, pero con muchas condiciones y riesgos.
Según el artículo 244 del Código General del Proceso, un documento puede considerarse auténtico si hay certeza sobre quién lo firmó o lo elaboró.
Esto implica que, si se logra probar por otros medios (por ejemplo, testigos, correos, videollamadas, etc.) que:
- La persona efectivamente firmó ese documento
- Reconoce su contenido
- No hubo alteraciones posteriores
… entonces ese documento podría tener validez jurídica y probatoria.
Sin embargo, esto debilita considerablemente su fuerza legal y aumenta la carga probatoria para quien lo presenta. En otras palabras, un documento con firma escaneada es más fácil de controvertir y más difícil de defender.
¿Qué riesgos implica usar una firma escaneada?
Al incluir una firma escaneada en un documento electrónico:
❌ No se garantiza la identidad del firmante
❌ No hay trazabilidad sobre cómo, cuándo o desde dónde se firmó
❌ No se protege la integridad del documento (puede modificarse sin dejar rastro)
❌ No queda registro de aceptación de términos ni de intención de firmar
Esto puede comprometer seriamente la validez de un contrato, acuerdo o autorización. Además, pone en riesgo la relación jurídica entre las partes, especialmente en entornos empresariales o regulatorios.
¿Cuál es la mejor alternativa?
Utilizar una plataforma de firma electrónica confiable, como Signio, que:
🔹 Verifica la identidad del firmante mediante OTP, biometría o bases de datos externas.
🔹 Garantiza la integridad del documento con mecanismos criptográficos.
🔹 Registra toda la evidencia de firma en una bitácora técnica (fecha, IP, aceptación, token, etc.).
🔹 Permite validar el documento incluso si es impreso, gracias a la estampa de firma y QR.
🔹 Cumple con los atributos exigidos por la Ley 527 de 1999, el Decreto 1074 de 2015 y el Código General del Proceso.
Una firma escaneada no es equivalente a una firma electrónica y no garantiza seguridad jurídica ni técnica. Aunque en ciertos casos puede tener algún valor probatorio, presenta muchos riesgos y es fácilmente impugnable.
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